Spółka z o.o., czyli jak prowadzić interesy na odległość

Jak zostało wspominane w ostatnim artykule, istnieje możliwość zainwestowania kapitału i prowadzenia firmy w Polsce, bez konieczności ciągłych przyjazdów do kraju. Zmartwieniem większości osób planujących rozpoczęcie działalności w Polsce jest jednak obawa przed odpowiedzialnością za ewentualne długi firmy. Dlatego tak istotnym jest wybranie odpowiedniej formy prawnej dla planowanego przez nas biznesu.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest przykładowym tworem pozwalającym na założenie firmy i ograniczenie naszej odpowiedzialności za jej zobowiązania jedynie do majątku posiadanego przez spółkę. Co więcej możemy w takiej spółce występować zarówno jako jeden z wielu wspólników, jak również jako jedyny wspólnik spółki. Zgodnie bowiem z ustawą spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być utworzona przez jedną albo więcej osób w każdym celu prawnie dopuszczalnym. Liczba wspólników nie zmienia natomiast faktu, iż wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie odpowiadają za zobowiązania spółki. Kodeks spółek handlowych wprowadza natomiast wymóg, co do wysokości kapitału zakładowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, zgodnie z ustawą kapitał zakładowy spółki powinien wynosić co najmniej 5000 złotych. Minimalna treść umowy spółki musi z kolei określać:

• firmę ("nazwę”) i siedzibę spółki;
• przedmiot działalności spółki;
• wysokość kapitału zakładowego;
• czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
• liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;
• czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Co istotne, umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością musi zostać zawarta w formie aktu notarialnego, co oznacza, iż nie jest wystarczające spisanie jej w gronie wspólników, ale dla ważności umowy konieczna jest wizyta w Kancelarii Notarialnej. Wbrew pozorom nie oznacza to, iż dla zawarcia przez nas umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością konieczne jest nasze osobiste stawiennictwo przy sporządzaniu aktu notarialnego. Przy takiej czynności możemy bowiem być reprezentowani przez pełnomocnika, który w naszym imieniu zawrze umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, o treści przez nas wskazanej. Czynność taka jest bezpieczna i nie naraża nas na wprowadzenie przez pełnomocnika do umowy spółki zapisów dla nas niekorzystnych, względnie niechcianych, tylko pod warunkiem odpowiednio przygotowanego pełnomocnictwa, które stanowiło będzie upoważnienie do zawarcia umowy spółki jedynie o konkretnej treści.

Jak już zostało wspomniane powyżej do codziennego funkcjonowania spółki, dokonywania przez nią czynności prawnych, w tym do zawierania umów również nie jest konieczna osobista obecność wspólnika / wspólników spółki. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością istnieje bowiem organ zwany zarządem, który niejako oddziela sferę właścicielską od materii zarządczej. Powołanie zarządu, obok zawarcia umowy spółki i wniesienia przez wspólników wkładów na pokrycie kapitału, jest czynnością konieczną do wpisu spółki do rejestru przedsiębiorców. Zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być jedno lub wieloosobowy, a do jego zadań należy prowadzenie spraw oraz reprezentacja spółki. Prawo członka zarządu do prowadzenia spraw spółki dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki. W przypadku powołania w skład zarządu więcej niż jednego członka, sposób reprezentowania określa umowa spółki, która może przewidywać w tym zakresie reprezentację jednoosobową lub przykładowo reprezentację łączną dwóch członków zarządu. Wprowadzenie obowiązku reprezentacji łącznej oznacza, iż dla złożenia oświadczenia woli w imieniu spółki konieczne jest współdziałanie dwóch członków zarządu. Jeżeli umowa spółki - w przypadku zarządu wieloosobowego – nie zawiera żadnych postanowień w przedmiocie sposobu reprezentacji spółki, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Możliwe jest również ustanowienie jednego z członków zarządu Prezesem Zarządu i uregulowanie kwestii reprezentacji w ten sposób, iż Prezes uprawniony będzie do samodzielnej reprezentacji spółki, a pozostali członkowie zarządu do reprezentacji łącznej. Niezależnie od tego ilu członków zarządu zdecydujemy się powołać w spółce, rekomenduję by w umowie spółki liczbę odnoszącą się do składu zarządu określać widełkowo, tj. przykładowo "zarząd składa się z jednego do trzech członków”. Sztywny zapis stanowiący, iż "w skład zarząd wchodzi trzech członków” powoduje, iż w przypadku rezygnacji, upływu kadencji, tudzież śmierci któregokolwiek z członków zarządu, spółka do czasu uzupełnienia przez Zgromadzenie Wspólników składu zarządu, pozbawiona jest w istocie organu umożliwiającego jej funkcjonowanie, sytuacja taka, poza innymi komplikacjami, może doprowadzić z kolei do ustanowienia przez Sąd kuratora spółki, celem powołania nowego zarządu, względnie rozwiązania spółki.

Zatem to zarząd, a nie wspólnicy spółki, prowadzi jej codzienne sprawy i reprezentuje spółkę na zewnątrz. Nie oznacza to jednak, iż powołany przez nas zarząd może prowadzić interesy spółki w sposób dowolny, a tym bardziej sprzeczny z wolą wspólników. Po pierwsze bowiem istnieje możliwość nałożenia w umowie spółki obowiązku uzyskiwania przez zarząd zgody Zgromadzenia Wspólników do dokonywania określonych czynności. Po drugie należy pamiętać, iż zarówno cały zarząd jak i poszczególni jego członkowie mogą zostać w każdym czasie odwołani uchwałą Zgromadzenia Wspólników. W przypadku zatem, gdyby wspólnicy utracili zaufanie do członków zarządu, mogą oni podjąć działania służące zmianom personalnym w zarządzie.

Jak zatem widać nie tylko proces założenia spółki nie wymaga naszej osobistej obecności, ale również przy odpowiednim ukształtowaniu umowy spółki, możliwe jest funkcjonowanie spółki, zawieranie przez nią umów etc., bez konieczności osobistego zaangażowania wspólników spółki. Z kolei zysk wypracowany przez spółkę, reprezentowaną przez zarząd, podlega podziałowi jedynie między wspólników spółki. Zgodnie bowiem z kodeksem spółek handlowych, wspólnik ma prawo do udziału w zysku wynikającym z rocznego sprawozdania finansowego. Co więcej o przeznaczeniu zysku spółki do podziału między wspólników decyduje w drodze uchwały Zgromadzenie Wspólników, które postanowić może wedle uznania o wypłacie zysku lub o całkowitym lub częściowym jego przeznaczeniu na kapitały zapasowe spółki.