Co zrobić z aktami małżeństwa lub urodzenia sporządzonymi za granicą?

Decyzja o wyjeździe za granicę skutkuje wielokrotnie tym, iż tak istotne wydarzenia życiowe, jak ślub czy narodziny dziecka, również mają miejsce za granicą i stwierdzone zostają zagranicznym dokumentem stanu cywilnego, stanowiącym odpowiednik polskiego aktu stanu cywilnego.

Niestety sporządzenie za granicą dokumentu będącego dowodem takiego zdarzenia, jak narodziny dziecka czy zawarcia związku małżeńskiego, nie ma automatycznego przełożenia na treść księgi aktów stanu cywilnego w Polsce. Oznacza to, że dopóki nie zgłosimy faktu zawarcia małżeństwa za granicą, przedstawiając w tym celu zagraniczny dokument stanu cywilnego, będący dowodem na wstąpienie przez nas w związek małżeński, w polskich aktach stanu cywilnego nasze dane w tym zakresie nie ulegną zmianie. Sytuacja prezentuje się analogicznie w przypadku narodzin dziecka, co do zasady, bez naszej ingerencji w tym zakresie, w polskich aktach stanu cywilnego ten fakt nie zostanie automatycznie odnotowany, mimo rejestracji dokonanej w tym przedmiocie za granicą.

Okoliczność posiadania aktualnych polskich aktów stanu cywilnego staje się szczególnie istotna w przypadku chęci wyrobienia nowych dokumentów Rzeczypospolitej Polskiej (na przykład paszportu w przypadku zmiany nazwiska lub utraty terminu ważności) lub decyzji o wyrobieniu polskich dokumentów dziecku – jest to bowiem wymóg do uzyskania ww. dokumentów.

Co należy uczynić w takim przypadku i od czego zacząć? Możliwości są dwie:

– wystąpienie z właściwym wnioskiem do Konsulatu Rzeczypospolitej Polskiej na terenie kraju, w którym przebywamy, który następnie prześle nasz wniosek do właściwego urzędu stanu cywilnego w Polsce;
lub – złożenie (osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika) wniosku bezpośrednio do urzędu stanu cywilnego w Polsce, który powinien wydać stosowną decyzję w terminie 1 miesiąca od daty złożenia wniosku. Z uwagi na brak konieczności przesyłania dokumentacji między państwami, z reguły jest to droga znacznie szybsza.

Zagraniczny dokument stanu cywilnego, będący dowodem zdarzenia i jego rejestracji, może bowiem zostać przeniesiony do polskiego rejestru stanu cywilnego w drodze tak zwanej transkrypcji. Co do zasady transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego.

Aczkolwiek dobra wiadomość jest taka, iż dokonując transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który dotyczy obywateli polskich posługujących się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w Rzeczypospolitej Polskiej, kierownik urzędu stanu cywilnego dostosuje, na nasz wniosek pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej, jeżeli taka wola zostanie w sposób prawidłowy wyrażona wraz z wnioskiem o dokonanie transkrypcji.

Co istotne transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego. Powinien on być wydany przez właściwy organ oraz nie budzić wątpliwości co do autentyczności.

Jak wspomniano wyżej wniosek do kierownika urzędu stanu cywilnego o dokonanie transkrypcji może zostać złożony przez ustanowionego w tym celu pełnomocnika. W takim przypadku nasza wizyta w urzędzie nie będzie konieczna.

Zgodnie z ustawą transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.

Częstym brakiem dokumentów stanu cywilnego sporządzanych za granicą – w stosunku do polskich aktów stanu cywilnego – jest brak pewnych informacji jak na przykład: nazwiska małżonków po zawarciu związku małżeńskiego. Nie jest to jednak problem, uniemożliwiający transkrypcję. Jeżeli bowiem zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję (osobiście lub przez pełnomocnika) albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa. Należy pamiętać, iż w przypadku gdy transkrypcji dokonuje się na wniosek jednego z małżonków, kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o transkrypcji drugiego małżonka oraz informuje go o prawie do złożenia oświadczenia w sprawie nazwiska.

Jeżeli wniosek o transkrypcję dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego zawarcie małżeństwa został złożony do konsula, przesyła on wniosek do kierownika urzędu stanu cywilnego wybranego przez wnioskodawcę. Oświadczenia w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa oraz oświadczenia w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa małżonkowie mogą zawrzeć w składanym wniosku o transkrypcję albo złożyć do protokołu przed konsulem przy składaniu wniosku o transkrypcję.

W przypadku złożenia przed konsulem do protokołu oświadczeń w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa oraz oświadczenia w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa przy składaniu wniosku o transkrypcję protokół przyjęcia tych oświadczeń konsul dołącza do wniosku o dokonanie transkrypcji, przesyłanego następnie do urzędu stanu cywilnego w Polsce.